Sredi dopoldneva je v Kingstonu in Ricardo Gowdie, vodja ekipe za upravljavske informacijske sisteme (MIS), se sprehaja iz sejnice v jamajškem centru SRC, kjer razmišlja o svoji poklicni poti in o tem, kaj ga je do sedaj navdihnilo pri delu.
»Rad bi videl, da Jamajka postane tehnološko usmerjen narod, in v bistvu si prizadevam za to. V čast mi je bilo prispevati k optimizaciji načina, kako vpliven svet, kot je SRC, sprejema čas, v katerem živimo.«
Ricardo zadnjih dvajset let dela v digitalnem prostoru, zadnje leto in pol pa je delal v SRC. Kot vodilna jamajška raziskovalna ustanova SRC ponuja različne storitve, vključno z raziskovalno podporo za kmetijski sektor, razvojem in testiranjem izdelkov ter pilotnim obratom za proizvodnjo hrane, kjer lahko podjetja proizvajajo prototipe ali izdelke za vstop na trg. V svoji vlogi Ricardo nadzira strateško prednostno nalogo Sveta, ki je uvajanje tehnoloških rešitev, namenjenih izboljšanju učinkovitosti in zagotavljanja storitev.
Ekipa MIS pri Jamajškem svetu za znanstvene raziskave. Od leve proti desni: Ta-Von Marsh, Valencia Brown, Romane Bryan, Ricardo Gowdie, Chinelle Clarke.
Zakaj digitalno in zakaj zdaj?
Svet ima jasno vizijo za digitalno rast, zlasti na področju obnove infrastrukture in upravljanja podatkov. Do sedaj je bil dosežen pomemben napredek, nazadnje z Ricardom, ki nadzira optimizacijo načina povezovanja sveta znotraj sebe in z zunanjim svetom. Vodil je pobude za nadgradnjo omrežnih sistemov, ki izboljšujejo hitrost, varnost in zanesljivost podatkov, ki se izmenjujejo med različnimi oddelki sveta. Ekipa MIS je preoblikovala tudi spletno stran Sveta, da bi izboljšala komunikacijo z javnostjo, in integrirala analitiko za boljše razumevanje svojega občinstva.
Projekt ISC Znanstvene organizacije v digitalni dobi Prišlo je v času, ko je SRC strateško razmišljal o zmanjšanju trenja pri interakciji s strankami in učenju od njih. Kot del kohorte bi se lahko osredotočili na veliko stvari. Vendar so se odločili dati prednost enemu delu svojega poslovanja, ki ustvarja znatne prihodke: pilotnemu obratu. Tukaj prodajajo čas za uporabo svojega obrata s certifikatom ISO, kjer lahko stranke pridejo s prototipi za proizvodnjo in testiranje.
Trenutno morajo stranke za uporabo pilotnega obrata rezervirati ročno. Ta postopek razporejanja pogosto povzroča dvojne rezervacije, kar vodi v neučinkovitost in slabe izkušnje strank. Največji izziv je pomanjkanje preglednosti. Ni preprostega načina, kako videti, kdaj je oprema na voljo, ali kako prilagodljivo upravljati urnik. Ko sta se Ricardo in njegova ekipa pridružila projektu ISC, sta iskala nasvet, kako posodobiti ta postopek in uvesti avtomatiziran spletni sistem rezervacij. Za SRC bi nemoteno rezervacijo omogočilo dobro načrtovano izkoriščenost njihovega obrata in bolj predvidljive prihodke.
Smer potovanja
Ricardo se je s projektom ISC seznanil z novimi metodologijami, ki so razširile njegov pogled.
»Vedno sem se osredotočal na tehnologijo; kako jo spraviti v delovanje, kako jo spraviti v pogon,« pojasnjuje Ricardo. »Zdaj pa razmišljam o ljudeh, ki jo uporabljajo, kako bodo z njo komunicirali in kako se bo vklopila v njihov delovni proces. To je prava sprememba.«
Seje so ga spodbudile k pristopu, ki je vključeval zgodnje vključevanje deležnikov, razumevanje uporabniških izkušenj in vključevanje povratnih informacij v ustrezne faze projekta. Ta sprememba miselnosti je vplivala na njegov pristop k novemu sistemu rezervacij v pilotnem obratu. Namesto da bi celoten sistem zgradili naenkrat, sta se Ricardo in njegova ekipa odločila za postopno uvedbo, začenši z minimalno izvedljivim izdelkom (MVP).
»Odločili smo se, da začnemo po malem in gradimo postopoma. Tako se lahko prilagajamo in dobimo povratne informacije na vsaki stopnji,« pojasnjuje Ricardo.
Ta strategija je zasnovana za poenostavitev izvajanja, hkrati pa zmanjšuje odpor osebja z njihovo zgodnjo vključitvijo v proces. V okviru tega je Ricardo delal na načrtu upravljanja sprememb, ki vključuje redno vključevanje osebja v razvojne faze.
Ricardo se je seznanil tudi s ključnim pomenom vizualizacije. Naj bo to z zasnovo celotnega projekta na beli tabli ali zapisovanjem posebnih zahtev za vsako fazo, zdaj razume, da je jasnost ključ do izogibanja pastem. Bolj ko vizualizira, lažje opazi vrzeli in zagotovi usklajenost.
Pristop MVP jim omogoča tudi, da se izognejo dragim napakam.
»Želeli smo se prepričati, da gradimo nekaj, kar bi uporabniki dejansko želeli uporabljati,« pravi Ricardo.
Ricardova dolgoročna vizija za SRC je jasna: tehnološki ekosistem, osredotočen na uporabnika, kjer se digitalna orodja nenehno razvijajo, da bi zadovoljila potrebe zaposlenih in strank. Končni cilj je ustvariti digitalno povezan SRC. Takšen, kjer so tako interni sistemi kot storitve, usmerjene v stranke, brezhibno integrirani.
Medtem ko Ricardo in njegova ekipa dokončujeta sistem rezervacij za pilotni obrat, že načrtujeta naslednje korake za širšo digitalno strategijo v SRC. Eden ključnih stebrov strategije je digitalizacija fizičnih sredstev, Ricardo pa si predstavlja, da bo projekt postavil temelje za prihodnja prizadevanja za digitalizacijo.
Ko bo sistem v celoti operativen, Ricardo upa, da bo to utrlo pot integraciji orodij umetne inteligence in analitike podatkov, kar bi izboljšalo učenje in storitve za stranke. Svojo ekipo že izziva, naj razmisli o tem, kako lahko te podatke uporabijo za izboljšanje agilnosti in odzivnosti svojih procesov.
»Želim si, da bi še naprej sprejemali digitalno preobrazbo na način, ki nam ustreza. Želim razviti tehnologijo, ki bo ljudem olajšala življenje,« zaključuje Ricardo.
Potrditev financiranjaTo delo je bilo opravljeno s pomočjo nepovratnih sredstev Mednarodnega centra za razvojne raziskave (IDRC) v Ottawi v Kanadi. Mnenja, izražena v tem dokumentu, ne predstavljajo nujno mnenj IDRC ali njegovega upravnega odbora.
Preberite več o znanstvenih organizacijah v digitalni dobi 
Preberite več o prihodnosti znanstvenih sistemov 
Preberite več o Centru za prihodnost znanosti 
Preberite več o novi viziji za simpozij brez meja 
Preberite več o orodju za načrtovanje spletne ali hibridne konference 
Preberite več o orodju za izboljšanje uporabniške izkušnje v znanstveni organizaciji 
